§ 1. Zakres Polityki i podstawowe zasady
1. Polityka wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisów kancelaria-kkw.pl oraz Sprawy-Spadkowe-w-Poznaniu.pl (łącznie „Serwis”), kontaktem z KKW, podejmowaniem czynności przed zawarciem umowy, zawarciem i wykonywaniem umów o świadczenie pomocy prawnej i innych usług prawnych, a także korzystaniem z plików cookies i podobnych technologii.
2. Polityka służy realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”). W zakresie przechowywania informacji w urządzeniu końcowym Użytkownika lub uzyskiwania do nich dostępu zastosowanie ma również ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej („PKE”).
3. Dane są przetwarzane zgodnie z zasadami zgodności z prawem, rzetelności, przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności.
§ 2. Administratorzy danych i kontakt
1. Współadministratorami danych przetwarzanych w ramach działalności prowadzonej pod marką KKW, w tym w związku z serwisami kancelaria-kkw.pl oraz Sprawy-Spadkowe-w-Poznaniu.pl, są:
• Adwokat Konrad Krstulović, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Adwokacka Adwokat Konrad Krstulović, ul. Ignacego Jana Paderewskiego 6 lok. 11, 61-770 Poznań, NIP 7792560071;
• Radca prawny Marcin Kapłanowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Kapłanowski, ul. Ignacego Jana Paderewskiego 6 lok. 11, 61-770 Poznań, NIP 9721346093.
2. Wspólnym punktem kontaktowym w sprawach dotyczących ochrony danych jest adres e-mail biuro@kancelaria-kkw.pl. Z praw wynikających z RODO można skorzystać również wobec każdego ze współadministratorów bezpośrednio.
3. Współadministratorzy zawarli porozumienie, o którym mowa w art. 26 RODO. W ramach KKW wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania oraz wspólnie odpowiadają za zapewnienie zgodności przetwarzania z RODO, w tym realizację obowiązków informacyjnych, obsługę żądań osób, których dane dotyczą, bezpieczeństwo danych i współpracę z organem nadzorczym. Wspólnym punktem kontaktowym jest adres wskazany w ust. 2, przy czym osoba, której dane dotyczą, może wykonywać swoje prawa wobec każdego ze współadministratorów.
§ 3. Kategorie danych, źródła i sposób ich pozyskiwania
1. Zakres danych. W zależności od charakteru kontaktu lub sprawy KKW może przetwarzać w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane adresowe i rozliczeniowe, dane dotyczące reprezentowanego podmiotu i pełnionej funkcji, treść korespondencji, informacje zawarte w dokumentach i aktach sprawy, dane dotyczące płatności, a także dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu.
2. Dane podane bezpośrednio. Dane są pozyskiwane m.in. przez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną, telefon, podczas spotkań, przy zawieraniu i wykonywaniu umowy, a także z dokumentów przekazywanych KKW.
3. Dane od klientów i innych osób. W związku ze świadczeniem pomocy prawnej KKW może otrzymywać dane innych osób, w szczególności stron postępowań i umów, pełnomocników, członków organów, pracowników, kontrahentów, świadków, biegłych, członków rodziny lub innych osób związanych ze sprawą.
4. Dane z postępowań i źródeł publicznych. Dane mogą pochodzić z akt sądowych, administracyjnych, egzekucyjnych i innych postępowań, od sądów i organów, od innych uczestników postępowania oraz z rejestrów i źródeł publicznych, takich jak KRS, CEIDG, księgi wieczyste lub publikowane orzeczenia – w zakresie, w jakim dostęp i wykorzystanie danych jest zgodne z prawem.
5. Dane techniczne. Podczas korzystania z Serwisu mogą być automatycznie przetwarzane m.in. adres IP, data i czas żądania, typ urządzenia, system operacyjny i przeglądarka, odwiedzone podstrony, identyfikatory techniczne, logi bezpieczeństwa oraz – po uzyskaniu wymaganej zgody – dane pochodzące z opcjonalnych cookies i podobnych technologii.
§ 4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
1. Kontakt i przygotowanie do zawarcia umowy. Dane kontaktowe i treść wiadomości są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy z osobą, której dane dotyczą, albo na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w prawnie uzasadnionym interesie polegającym na obsłudze zapytania i prowadzeniu korespondencji, gdy osoba kontaktująca się nie będzie stroną umowy. Dane są przechowywane do zakończenia kontaktu, a następnie przez okres niezbędny do wykazania jego przebiegu, obrony przed roszczeniami lub wykonania obowiązków zawodowych i prawnych.
2. Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie pomocy prawnej. Dane klienta będącego osobą fizyczną są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane osób reprezentujących klienta, jego pracowników, kontrahentów lub innych osób uczestniczących w wykonywaniu umowy są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w prawnie uzasadnionym interesie polegającym na prawidłowym zawarciu i wykonaniu umowy oraz świadczeniu pomocy prawnej.
3. Prowadzenie sprawy i ochrona prawna. Dane są przetwarzane w celu udzielania porad i konsultacji, sporządzania opinii i dokumentów, negocjowania, reprezentacji przed sądami, organami i innymi podmiotami oraz podejmowania innych czynności zawodowych. Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od relacji z osobą, której dane dotyczą, i charakteru obowiązku lub czynności.
4. Weryfikacja możliwości przyjęcia zlecenia i konfliktu interesów. Dane mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w prawnie uzasadnionym interesie polegającym na zapewnieniu prawidłowej organizacji świadczenia pomocy prawnej, ochronie tajemnicy zawodowej i unikaniu konfliktów interesów, a w zakresie wynikającym z przepisów prawa – również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5. Obowiązki prawne i zawodowe. Dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wykonania obowiązków wynikających m.in. z przepisów podatkowych i rachunkowych, Prawa o adwokaturze, ustawy o radcach prawnych, przepisów procesowych, a jeżeli znajdują zastosowanie – również przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
6. Roszczenia i spory. Dane mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykazania prawidłowości wykonania obowiązków przez KKW.
7. Ustawowa retencja zawodowa. Dane objęte obowiązkiem przechowywania wynikającym z przepisów zawodowych są przechowywane zgodnie z tymi przepisami. W przypadku adwokata okres ten co do zasady wynosi 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane zgromadzono. W przypadku radcy prawnego – w zakresie nieuregulowanym przepisami szczególnymi – dane przetwarzane w związku z realizacją zadań ustawowych przechowuje się przez okres niezbędny do realizacji tych zadań, nie dłużej niż 10 lat od końca roku, w którym je pozyskano, z okresowym przeglądem dalszej niezbędności. Dane objęte obowiązkami podatkowymi, rachunkowymi lub innymi szczególnymi okresami retencji są przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami.
8. Bezpieczeństwo Serwisu i logi. Dane techniczne są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w prawnie uzasadnionym interesie polegającym na zapewnieniu bezpieczeństwa, prawidłowego działania Serwisu, diagnostyce błędów i obronie przed nadużyciami. Są przechowywane przez okres wynikający z ustawień systemów i dostawców, nie dłużej niż jest to niezbędne do tych celów, chyba że incydent bezpieczeństwa uzasadnia ich zachowanie przez dłuższy okres.
9. Opcjonalne cookies i podobne technologie. Jeżeli Użytkownik wyrazi zgodę, dane mogą być przetwarzane w celach analitycznych, funkcjonalnych, społecznościowych lub marketingowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ust. 1–2 PKE – do czasu wycofania zgody, usunięcia lub wygaśnięcia danej technologii zgodnie z informacją w panelu zarządzania zgodami.
10. Marketing elektroniczny. Jeżeli KKW prowadzi komunikację marketingową za pomocą e-maila, telefonu, SMS lub podobnego kanału, jest ona kierowana po uzyskaniu wymaganej uprzedniej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 PKE. Zgodę można wycofać w każdym czasie.
§ 5. Pomoc prawna, tajemnica zawodowa i dane osób trzecich
1. Świadczenie pomocy prawnej z natury może wymagać przetwarzania danych osób innych niż klient. Zakres danych jest ograniczany do informacji niezbędnych dla prawidłowego prowadzenia sprawy, wykonania umowy, obowiązków zawodowych lub ochrony praw klienta i KKW.
2. Adwokat i radca prawny są związani ustawową tajemnicą zawodową. Obowiązek ten wpływa również na sposób realizacji obowiązków informacyjnych i praw wynikających z RODO.
3. Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, KKW realizuje obowiązek z art. 14 RODO w zakresie wymaganym prawem. Obowiązek ten może być ograniczony lub wyłączony w przypadkach przewidzianych w art. 14 ust. 5 RODO, w szczególności gdy dane muszą pozostać poufne z uwagi na ustawowy obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej.
§ 6. Szczególne kategorie danych oraz dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych
1. W związku ze świadczeniem pomocy prawnej KKW może przetwarzać dane szczególnych kategorii, w szczególności dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, przynależności do związków zawodowych, seksualności lub orientacji seksualnej, a także – gdy jest to niezbędne – dane genetyczne lub biometryczne.
2. Jeżeli takie dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, podstawą ich przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. f RODO. W odpowiednich przypadkach podstawą może być również art. 9 ust. 2 lit. e RODO (dane w sposób oczywisty upublicznione przez osobę, której dotyczą) albo art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda), jeżeli zgoda jest właściwą podstawą dla konkretnego celu.
3. Dane dotyczące wyroków skazujących, czynów zabronionych i powiązanych środków bezpieczeństwa są przetwarzane na zasadach określonych w art. 10 RODO, łącznie z właściwą podstawą z art. 6 ust. 1 RODO oraz przepisami prawa Unii lub prawa polskiego regulującymi wykonywanie zawodu, reprezentację i prowadzenie postępowań.
4. KKW nie wymaga przekazywania danych szczególnych kategorii lub danych karnych, jeżeli nie są one potrzebne do oceny albo prowadzenia sprawy. W pierwszym kontakcie należy ograniczyć zakres przekazywanych informacji do tego, co jest rzeczywiście niezbędne.
§ 7. Odbiorcy danych
1. Dane mogą być ujawniane odbiorcom, gdy jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania, w szczególności:
• sądom, prokuraturze, organom administracji, organom podatkowym, komornikom, notariuszom i innym podmiotom uprawnionym na podstawie prawa;
• stronom, uczestnikom postępowań, pełnomocnikom i przedstawicielom – w zakresie niezbędnym do prowadzenia sprawy;
• innym adwokatom, radcom prawnym, prawnikom, substytutom, tłumaczom, biegłym, rzeczoznawcom i innym specjalistom wspierającym wykonanie zlecenia;
• ubezpieczycielom – w zakresie związanym z ochroną ubezpieczeniową lub obsługą roszczeń;
• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, chmury, narzędzi biurowych i systemów informatycznych, wsparcia IT i cyberbezpieczeństwa, usług księgowych, płatniczych, pocztowych, kurierskich, archiwizacji i niszczenia dokumentów oraz innych usług technicznych i organizacyjnych.
2. Podmioty przetwarzające dane w imieniu KKW działają na podstawie umów powierzenia lub innego właściwego instrumentu prawnego. Podmioty, które samodzielnie ustalają cele i sposoby przetwarzania, działają jako odrębni administratorzy.
3. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim do ich własnego marketingu bez właściwej podstawy prawnej.
§ 8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1. Niektórzy dostawcy usług informatycznych, platform internetowych, analityki, komunikacji lub mediów społecznościowych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo zapewniać dostęp do danych z państw trzecich.
2. Jeżeli dochodzi do takiego transferu, KKW stosuje mechanizm przewidziany w rozdziale V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) albo standardowe klauzule umowne i – gdy jest to wymagane – dodatkowe zabezpieczenia (art. 46 RODO). W przypadku odbiorców w Stanach Zjednoczonych podstawą może być również obowiązująca decyzja dotycząca EU–US Data Privacy Framework, o ile dany odbiorca jest nią objęty.
3. Informację o konkretnym odbiorcy, państwie i zastosowanym mechanizmie transferu można uzyskać, kontaktując się z KKW.
§ 9. Serwis, formularz kontaktowy i bezpieczeństwo IT
1. Podczas korzystania z Serwisu mogą być automatycznie zapisywane dane techniczne opisane w § 3 ust. 5. Dane te mogą stanowić dane osobowe i są wykorzystywane w szczególności do zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, diagnostyki i prawidłowego działania Serwisu.
2. Formularz kontaktowy może wymagać podania danych kontaktowych oraz umożliwiać wpisanie treści wiadomości. Podanie danych jest dobrowolne, lecz brak danych oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić wysłanie formularza lub udzielenie odpowiedzi.
3. Pole potwierdzające zapoznanie się z Polityką służy wykazaniu przekazania informacji o przetwarzaniu danych i nie stanowi zgody będącej podstawą obsługi zapytania. Zgody na opcjonalne cookies lub marketing są pozyskiwane odrębnie i nie są domyślnie zaznaczone.
4. W formularzu lub pierwszej wiadomości należy przekazywać wyłącznie informacje potrzebne do wstępnej oceny sprawy. Dokumenty tożsamości, rozbudowaną dokumentację medyczną albo dane osób trzecich należy przekazywać dopiero wtedy, gdy ich zakres jest rzeczywiście potrzebny do udzielenia pomocy prawnej.
§ 10. Pliki cookies i podobne technologie
1. Pliki cookies i podobne technologie to informacje zapisywane w urządzeniu końcowym Użytkownika lub odczytywane z tego urządzenia podczas korzystania z Serwisu.
2. Technologie niezbędne mogą być stosowane bez odrębnej zgody wyłącznie w zakresie koniecznym do transmisji komunikatu lub dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez Użytkownika, w szczególności dla bezpieczeństwa, działania Serwisu, formularza i zapamiętania ustawień prywatności – zgodnie z art. 399 ust. 3 PKE.
3. Funkcjonalne, analityczne, marketingowe, społecznościowe i inne technologie, które nie są niezbędne, są uruchamiane dopiero po uprzednim przekazaniu informacji i uzyskaniu dobrowolnej zgody zgodnie z art. 399 ust. 1–2 PKE, a jeżeli obejmują przetwarzanie danych osobowych – również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
4. Samo pozostanie w Serwisie, przewijanie strony ani brak zmiany ustawień przeglądarki nie są traktowane jako zgoda na opcjonalne cookies.
5. Panel zarządzania zgodami umożliwia zaakceptowanie wszystkich, odrzucenie wszystkich oraz wybór poszczególnych kategorii bez domyślnego zaznaczania zgód. Zgodę można wycofać w każdym czasie przez dostępny w Serwisie mechanizm „Ustawienia cookies” albo równoważny.
6. Aktualna lista używanych plików cookies i podobnych technologii, ich dostawców, celów i okresów działania jest dostępna w panelu zarządzania zgodami. Panel wskazuje technologie faktycznie wykorzystywane w danym Serwisie. Technologie opcjonalne są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu właściwej zgody.
7. Użytkownik może dodatkowo ograniczać lub usuwać cookies w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie technologii niezbędnych może spowodować, że wybrane funkcje Serwisu nie będą działać prawidłowo.
§ 11. Media społecznościowe i treści zewnętrzne
1. Serwis może zawierać odnośniki do profili KKW w mediach społecznościowych lub treści pochodzące od zewnętrznych dostawców. Po przejściu do zewnętrznego serwisu dalsze przetwarzanie danych odbywa się również na zasadach określonych przez jego dostawcę.
2. Jeżeli w Serwisie osadzana jest treść zewnętrzna, która wymaga zapisania lub odczytania informacji w urządzeniu Użytkownika i nie jest niezbędna do świadczenia żądanej usługi, jest ona ładowana dopiero po uzyskaniu właściwej zgody.
§ 12. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje
1. KKW nie podejmuje wobec klientów ani Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
2. Po wyrażeniu zgody na opcjonalne cookies dostawcy narzędzi analitycznych lub marketingowych mogą analizować aktywność w Serwisie do celów statystycznych lub dopasowania treści i reklam, zgodnie z zakresem udzielonej zgody i informacjami w panelu zarządzania zgodami.
§ 13. Prawa osób, których dane dotyczą
1. Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania. W przypadkach przewidzianych w RODO przysługuje Państwu:
– prawo dostępu do danych osobowych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
– prawo sprostowania danych (art. 16 RODO);
– prawo usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 RODO;
– prawo ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
– prawo przeniesienia danych, gdy spełnione są warunki art. 20 RODO, w szczególności gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany;
– prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie, w jakim prawo to ma zastosowanie;
– prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
2. Realizacja praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO oraz przepisów zawodowych. W szczególności przepisy Prawa o adwokaturze i ustawy o radcach prawnych ograniczają wykonywanie części praw, jeżeli ich realizacja naruszałaby tajemnicę zawodową, a art. 21 ust. 1 RODO nie stosuje się w zakresie przewidzianym tymi ustawami do danych pozyskanych przez adwokata lub radcę prawnego w związku z udzielaniem pomocy prawnej.
3. W celu skorzystania z praw można skontaktować się pod adresem biuro@kancelaria-kkw.pl. KKW może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy, jeżeli jest to uzasadnione.
4. Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane kontaktowe organu są dostępne na stronie uodo.gov.pl.
§ 14. Obowiązek lub dobrowolność podania danych
1. Podanie danych potrzebnych do kontaktu i podjęcia działań przed zawarciem umowy jest dobrowolne, lecz brak danych koniecznych do obsługi sprawy może uniemożliwić odpowiedź, przygotowanie oferty albo ocenę możliwości przyjęcia zlecenia.
2. Podanie danych potrzebnych do zawarcia i wykonania umowy jest dobrowolne w tym znaczeniu, że osoba decyduje o zawarciu umowy, jednak bez danych niezbędnych do identyfikacji, komunikacji, rozliczeń lub prowadzenia sprawy wykonanie usługi może być niemożliwe.
3. Podanie danych wymaganych przepisami prawa jest obowiązkowe w zakresie, w jakim taki obowiązek wynika z konkretnych przepisów. Zgody na opcjonalne cookies i marketing są dobrowolne i ich niewyrażenie nie wpływa na możliwość skorzystania z podstawowych funkcji Serwisu ani na świadczenie pomocy prawnej.
§ 15. Bezpieczeństwo danych
1. KKW stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, dostosowane do charakteru danych i ryzyka, w celu zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów oraz ochrony danych przed nieuprawnionym lub bezprawnym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.
2. Dostęp do danych jest ograniczany do osób, które potrzebują go do wykonywania obowiązków, a osoby uczestniczące w świadczeniu pomocy prawnej są związane obowiązkiem poufności lub tajemnicą zawodową odpowiednią do ich roli.
§ 16. Zmiany Polityki
1. Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany prawa, zakresu działalności KKW, stosowanych dostawców, funkcji Serwisu lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą obowiązywania.
2. Jeżeli zmiana będzie istotna dla osób, których dane dotyczą, KKW może przekazać dodatkową informację odpowiednim kanałem komunikacji, jeżeli posiada właściwe dane kontaktowe i podstawę ich wykorzystania.
3. Polityka obowiązuje od 9 września 2026 r.